Reflectie in het PE-logboek: hoe zit dat?

Nog maar een paar maanden, dan moeten alle leden van de VIT hun PE-Logboek hebben ingevuld om te laten zien dat ze voldoen aan de eisen op het gebied van bijscholingen, intervisie/supervisie, cliëntcontacturen en vakliteratuur. Voor de leden van de vakgroep LPT, die per 1 januari 2025 aangesloten zijn bij de VIT, maar ook voor andere in 2025 nieuw aangesloten leden is het dus de eerste keer dat ze via het logboek moeten laten zien dat ze over de afgelopen twee jaar hebben voldaan aan de eisen voor herregistratie die de beroepsvereniging stelt.

Veel onderdelen van dat logboek zijn wel duidelijk. Dat je elk jaar moet bijscholen, lid van een intervisiegroep moet zijn en je vakliteratuur moet bijhouden, dat ligt voor de hand. Maar het onderwerp 'Reflectie' is misschien niet erg helder als je voor het eerst het PE-logboek invult. Ook bij andere leden levert dit onderwerp soms vragen op, ook omdat de afspraken op dit punt in de afgelopen tijd zijn veranderd. Waar gaat het nou eigenlijk om?

Bewaking en verbetering

In de toelichting op het logboek staat dat reflectie vanuit de Wtza en de Wkkgz een essentieel onderdeel is van jouw praktijkvoering. Het onderwerp 'reflectie' wordt in deze twee wetten niet letterlijk genoemd, maar wel spreekt de Wkkgz over 'Systematische bewaking en verbetering van de kwaliteit van de zorg', onder andere door het 'op systematische wijze verzamelen en registreren van gegevens'. De wet spreekt van 'een cyclisch proces van bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg'.

De VIT heeft de eisen op het gebied van de kwaliteit van de zorg enkele jaren geleden vertaald naar een digitaal systeem voor kwaliteitsmanagement, ONSKMS, waarin leden op relatief eenvoudige wijze zelf bijhouden hoe ze de kwaliteit van hun therapeutschap borgen en hoe ze kunnen reflecteren op wat ze in hun werk kunnen verbeteren. Het systeem geeft de leden handvatten om gedurende hun gehele loopbaan als therapeut bewust na te denken over wat er goed gaat, waar verbetering mogelijk is en wat ze kunnen leren van zaken die ze in hun werk zijn tegenkomen. Daarbij gaat het niet alleen om praktische zaken in hun praktijk, maar ook om de eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling als therapeut.

Dat ONSKMS bestaat uit twee onderdelen: de reflectie op het eigen functioneren als therapeut en het bijhouden van een dossier waarin de belangrijkste kwaliteitskenmerken worden beschreven en vastgelegd. In het systeem maak je hiervoor gebruik van twee zogenaamde templates: 'Template Reflectie' en 'Template WTZA'. Dat laatste is de naam van een van de twee wetten die de grondslag vormen voor de kwaliteitszorg die door de overheid is voorgeschreven.

Template Reflectie

Het onderdeel Reflectie binnen ONSKMS bestaat uit acht vragen. Vijf van deze vragen gaan over de evaluatie van de cliëntbehandeling en het cliëntenonderzoek, over de bedrijfsvoering, eventuele klachten en incidenten en het gebruik van de Meldcode Huiselijk Geweld. Ook zijn er drie vragen over de opleidingsbehoefte van de therapeut, over nascholing en intervisie en over de persoonlijke ontwikkeling in de afgelopen periode en voor het komende jaar.

De bedoeling is dat de therapeut elke twee jaar deze acht vragen doorneemt en er over nadenkt. De VIT stimuleert de leden om dit niet alleen te doen, maar om deze vragen te behandelen in een intervisiegroep, zodat er samen met collega's over kan worden gesproken en van elkaar kan worden geleerd. Gebruik daarna voor het registreren van de antwoorden de template 'Reflectie 2026' in ONSKMS.

Vanuit de VIT is er geen controle op de inhoud van de vragen die door de therapeut zijn beantwoord. Voorheen controleerde de commissie Scholing & Herregistratie of de antwoorden aansloten bij de acht reflectievragen, maar dat gebeurt sinds dit jaar niet meer. In plaats daarvan moeten de leden in hun PE-logboek een verklaring uploaden waarin staat dat ze de vragen hebben beantwoord en op welke datum ze zijn besproken in hun intervisiegroep.

Daarmee zijn we terug bij het begin van dit artikel: wat moet je met de regel 'Reflectie' in het PE-Logboek? Dat is dus de plek waar je eens per twee jaar de verklaring over de acht reflectievragen moet uploaden. Op het formulier worden de vragen ter herinnering nog een keer genoemd, maar ze hoeven daar niet te worden ingevuld. Want dat heb je al immers in het ONSKMS gedaan.

Template WTZA

Het kwaliteitsmanagementsysteem ONSKMS bevat nog een tweede onderdeel dat door de leden zelf moet worden bijgehouden. Hiervoor dient de template 'WTZA'. Dat is een wat langere vragenlijst, die wel lijkt op de vragen die je doorgaans toegestuurd krijgt als je bent uitgenodigd voor een visitatie van je praktijk. Het invullen van die vragen lijkt een hele klus, maar de hoeveelheid werk valt mee. Bij de meeste vragen is in het antwoordvak al een standaardtekst geplaatst die je gewoon kunt laten staan als die voor jou van toepassing is of die je kunt aanpassen als je in jouw praktijk anders te werk gaat. Sommige van de vragen zijn op onze sector niet eens van toepassing, bijvoorbeeld de vragen over medicatie- en personeelsbeleid. Daar hoef je dus helemaal geen moeite voor te doen.

Het is belangrijk om al deze vragen een keer goed door te nemen en de standaard antwoorden aan te passen naar je eigen situatie, als dat nodig is. Dat hoeft niet eens per twee jaar, zoals bij de reflectievragen, want het gaat immers om een beschrijving van jouw manier van werken in de praktijk en de manier waarop je de kwaliteit hebt gewaarborgd, Dat zal niet zo vaak veranderen. Zo nu en dan de template openen om te zien of het allemaal voor jou nog klopt, is dus al voldoende.

Zowel de tweejaarlijkse reflectie als de WTZA-antwoorden kun je voor jezelf downloaden en als PDF-bestand op je eigen computer opslaan. Dat doe je met de regel 'Data exporteren' die in ONSKMS achter elke template staat. Bewaar het bestand dat dan wordt aangemaakt op je eigen computer. Je hebt dan altijd een dossier bij de hand waarmee je kunt laten zien dat je voldoet aan de eisen die de wet aan zorgverleners stelt. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt soms steekproeven om te controleren of zorgverleners met deze actuele documentatie hun zaken op orde hebben. 

Vertrouwelijkheid

Ter afsluiting enkele opmerkingen over de vertrouwelijkheid van de gegevens die je in ONSKMS vastlegt. Niemand anders dan de therapeut zelf heeft toegang tot het kwaliteitssysteem. De antwoorden op vragen die je daar hebt vastgelegd worden door de VIT niet gelezen of gecontroleerd. Het is en blijft persoonlijke informatie waar niemand anders toegang toe heeft. De enige uitzondering geldt voor het bedrijf Ovezo dat het kwaliteitssysteem samen met de VIT heeft ontwikkeld en dat het technisch beheer over het systeem verricht. De VIT heeft met Ovezo een zogenaamde verwerkingsovereenkomst gesloten waarin afspraken over de vertrouwelijkheid van de opgeslagen gegevens zijn vastgelegd.

Paul Houkes

Verwijzingen:

Logboek PE-Online
Kwaliteitsmanagementsysteem ONSKMS
Overzicht na- en bijscholingen en het logboek
Toelichting op het PE logboek
Informatie over het kwaliteitssysteem ONSKMS
Verklaring over reflectie voor het PE-logboek

Video workshop 2025 over werken met ONSKMS (wachtwoord: ONSKMS2025)